Metoda Kanban – Pętle informacji zwrotnej, czyli feedback loops

przez | 20 marca, 2020

Pętle informacji zwrotnej

Pętle informacji zwrotnej to mechanizmy mające na celu weryfikację wyników prac, słuszności założeń oraz sposobu pracy. Otrzymywane informacje pomagają wprowadzić usprawnienia, podjąć decyzje o kierunku dalszych prac, zmianie sposobu pracy i dostarczania wartości. Im pętla jest krótsza, tym lepiej. Pozwala to wcześniej reagować, dostarczać wartościowszy produkt i minimalizować straty. Pętle powinny być częste oraz regularne.

Pętla informacji zwrotnej to:

  1. Postawienie hipotezy i wdrożenie jej, czyli danie okazji do sprawdzenia w prawdziwych warunkach słuszności założeń.
  2. Zebranie informacji — gromadzenie informacji pozyskanych od systemów, klienta, zespołu, interesariuszy.
  3. Przeprowadzenie analizy informacji i przejście do kroku 1, w którym na podstawie nowych informacji stawiamy kolejną hipotezę.

Przykład:

Problem: Podczas zdalnych spotkań codziennych członkowie zespołu zajmują się swoimi zadaniami i nie są w pełni skupieni na rozmowie.

  1. Hipoteza — niech wszyscy stoją. Stojąc, nie można pisać na klawiaturze.
  2. Weryfikacja — przez 3 tygodnie zespół stara się wstawać podczas spotkań.
  3. Analiza informacji — dziwnie jest stać pośród osób, które aktualnie nie mają z nami spotkania. Jest to niekomfortowe, więc część zespołu nie wstawała. Hipoteza poprzednia okazała się niewłaściwym rozwiązaniem. Spróbujmy innego.
  4. Hipoteza 2 – niech wszyscy podczas spotkań używają kamerek.
  5. Analiza informacji — przez 3 tygodnie zespół używa kamerek podczas spotkań.
  6. Analiza informacji – …

Powyższy przykład jest elementem pętli zwrotnej zorientowanej na poprawę pracy zespołu. Pętla trwa 3 tygodnie. Zespół będzie zajmował się tym tematem do momentu, aż znajdzie rozwiązanie odpowiednio satysfakcjonujące. Takich 3 tygodniowych pętli może być na ten temat wiele, a może być tylko jedna. Warto jednak czasem wrócić do już zakończonego tematu i spróbować kolejnego eksperymentu.

Elementy, które należy weryfikować:

  • Cel projektu i zasadność.
  • Plan projektu.
  • Elementy produktu.
  • Zmiany produktu.
  • Zmiany procesu wytwórczego.
  • Zmiany w komunikowaniu się z interesariuszami.

Momenty zbierania:

  • Spotkania przy tablicy i zaobserwowanie np.:
  • zablokowanych zadań,
  • kolejki,
  • braku zadania,
  • priorytetowe zadania nie są realizowane.
  • Retrospektywa zespołu.
  • Codzienne spotkanie zespołu.
  • Otrzymanie informacji od interesariuszy.
  • Przeróżne spotkania.
  • Refleksje członków zespołu i innych interesariuszy.

Kanban nazywa pętle informacji zwrotnej kadencjami. Są to pętle inspekcji i adaptacji, będące elementami empiryzmu i doświadczalnego oraz ewolucyjnego podejścia do wprowadzania zmian. Kanban wyróżnia 7 kadencji:

  1. Rewizja strategii — długoterminowe spojrzenie (np. kwartalne) na organizacje. Następuje przegląd strategii i poziomu spełniania potrzeb klientów.
  2. Inspekcja wyników operacyjnych — dotyczy przeglądu produktów i zespołów na poziomie organizacji lub działów (np. co miesiąc).
  3. Przegląd ryzyk — przegląd przez organizację lub zespół ryzyk i zarządzanie nimi (np. co miesiąc).
  4. Uzupełnianie i zobowiązanie — planowanie co zespół ma zrobić w najbliższym czasie (uzupełnianie backlogu, np.co miesiąc).
  5. Planowanie dostaw — zespół i organizacja planują i synchronizują dostawy produktów oraz usprawniają ich przebieg (np. co miesiąc).
  6. Przegląd dostaw — przegląd poziomu satysfakcji klienta oraz analiza metryk związanych z dostarczaniem produktów (np. co tydzień).
  7. Codzienne spotkanie przy tablicy — zespół omawia przebieg pracy na najbliższy dzień, analizuję i poprawia przepływ pracy korzystając z tablicy, uszczegóławia zasady pracy (np. definition of ready i definition od done) (codziennie).

Wszystkie posty związane z mini projektem: Poznaj metodę Kanban:

Źródła

Obraz główny

Materiały

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *