10 sposobów abyś mniej nienawidził(a) spotkań – Notatka z nauki

Zanotowałem z tego materiału:

• Włącz odpowiedzialność u wszystkich członków spotkania.
• Spotkanie to ma być ciężka praca, a nie oglądanie filmu.
• Każde spotkanie ma być wartościowe, nie można wciskać ściemy.
• Zasady:
  • Ustal konkretny cel spotkania (a nie przegadanie tematu).
    • Co chcecie osiągnąć?
    • Co ma być rezultatem spotkania?
  • Jedno spotkanie to jeden temat.
  • Uczestnicy:
    • Wnoszący wartość do spotkania – obowiązkowo zapraszamy.
    • Biernie słuchający, chcący być na bieżąco z dyskusją problemami – zapraszamy jako opcjonalne przyjście, na fizycznym spotkaniu sadzamy ich dalej, aby wszyscy wiedzieli, że oni są widownią i nie muszą uczestniczyć aktywnie, a pozostali wiedzieli, że od nich wymaga się aktywnego uczestnictwa.
    • Zainteresowanie tylko wynikiem – nie zapraszamy ich, ale wysyłamy im raport.
  • Czy naprawdę potrzebujemy spotkania?
    • Może niech tylko jedna osoba przeanalizuje problem i zaproponuje rozwiązanie.
    • Może potrzeba tylko zrobić szybką burzę mózgów, a nie szukać całego rozwiązania.
    • Czy na pewno problem istnieje?
    • Czy decyzję musimy podjąć teraz? Może możemy później ją podjąć, gdy będziemy mieli więcej informacji? Podejmuj tylko te decyzje, które musisz podjąć.
  • Spotkanie trzeba zacząć z kopyta, aby uczestnicy zaangażowali się w nie.
    • Zamiast pytania, czy będzie OK, jeżeli … Lepiej wydaj polecenie: kciuk w górę, jeżeli jesteś za …
    • Zaczynaj spotkanie dokładnie wtedy, gdy ma się zacząć (punktualność).
    • Spotkania można zaczynać od check in – krótko wszystkie osoby odpowiadają na jakieś proste pytanie, aby otworzyć usta, skupić się, przedstawić swoje nastawienie, nadać dynamikę spotkaniu, np. jak się czujesz.
  • Włącz kamerkę przy spotkaniach zdalnych.
  • Wszyscy mają być zaangażowani w spotkanie, więc mają wyłączyć laptopy i telefony, albo wyjść lub przesunąć się do grupy osób niezaangażowanych.
  • Prawo dwóch stóp – jeśli nie jestem zainteresowany spotkaniem, to nie powinienem bać się wyjść. Każdy ma dwie stopy i nie powinien bać się ich użyć i wyjść.
  • Bycie ogrodnikiem – ostrzeż, że będziesz ucinał poboczne wątki.
  • Odmierzaj czas spotkań – kontroluj czas.
  • Rób przerwy w spotkaniach.
  • Budujmy agendę spotkania (możemy przed spotkaniem, możemy w trakcje spotkania, tematy ucięte na koniec spotkania albo następne spotkania, zbyt szczegółowe omawianie tematu).
  • Spotkanie typu burza mózgów:
    • Przebieg:
      • Zbieranie pomysłów.
      • Pytania do pomysłów – precyzujące, ale nie opinie.
      • Podejmowanie decyzji.
    • Musimy ufać sobie, nie krytykować się, czuć się swobodnie, zgłaszać pomysły, które nie do końca są świetne, ale mogą sprawić, że ktoś inny zgłosi lepszy pomysł.
      • Najpierw w burzy mózgów idzie się w ilość pomysłów, a dopiero później w ich jakość.
      • Pytanie: kto popiera pomysł – tutaj szukamy osób popierających (chcemy przepchnąć pomysł).
      • Pytanie: kto się z tym nie zgadza – tutaj szukamy dziur w pomyśle (chcemy znaleźć lepsze rozwiązanie). Konsensus blokuje podejmowanie decyzji. Model konsens jest blokowany tylko przez weto. Możemy jednak poprawić nasze pytanie: Kto się nie zgadza i ma merytoryczne weto,
      • Możesz tylko dwa razy się sprzeciwić podczas spotkania.
      • Głosowanie nad pomysłem – co jest najlepsze, co jest najważniejsze.
  • Kończenie spotkania:
    • Jeżeli chcesz je przedłużyć, to wszyscy muszą się zgodzić.
    • Każde zadanie i decyzja musi mieć osobę odpowiedzialną za nie.
    • Podsumowanie spotkania – lepiej poinformować więcej osób, niż mniej. Można je wrzucić też na slacka i na wiki / confluence. Na slacku możemy liczyć, że więcej osób przeczyta i skomentuje.
    • Tematy, które nie zostały przerobione, należy zanotować.
    • Informacja zwrotna na koniec; każdy odpowiada na jakieś pytanie, np. co wyciągnąłeś dla siebie z tego spotkania? Powiedz w 3 słowach.
  • Nie wszystko trzeba rozwiązywać za pomocą spotkań. Wiele rzeczy można rozwiązać asynchronicznie.
  • Podsumowanie:
    • Określ cel.
    • Idź do celu najprostszą drogą.
    • Jedno spotkanie = jeden wątek.
    • Spotkanie powinno kończyć się decyzją i działaniami.