Metoda Kanban – Ograniczanie pracy w toku

przez | 11 marca, 2020

Ograniczaj pracę cząstkową

Ważnym pojęciem występującym w kanbanie jest praca cząstkowa, czyli praca, która jest obecnie wykonywana. Nazywa się ją pracą w toku i określa skrótem: WIP (ang. Work in Progress).

Kanban wykorzystuje do optymalizowania procesu ograniczanie pracy w toku. Zazwyczaj realizowane jest to przez określenie liczbowej wartości będąca limitem liczby zadań dla wybranego etapu procesu. Np. możemy ustalić, że w kolumnie: aktualnie robione, możemy mieć maksymalnie 5 zadań.

Bestseller dnia w księgarni Złote Myśli

Cel ograniczania pracy w toku

Ograniczanie pracy w toku ma na celu:

  • Minimalizowanie wielozadaniowości.
  • Minimalizowanie liczby przezbrojeń maszyn.
  • Minimalizowanie konieczności zmieniania kontekstu (przeskakiwania z jednego zadania na drugie wymaga ponowne wdrożenie się w to zadanie).
  • Zmniejszać opóźnień innych zadań (ponieważ aktualne robimy szybciej, pozostałe czekają na produkty tego zadania lub wykorzystywane obecnie zasoby).
  • Skracanie pętli zwrotnej (szybciej dostarczone zadanie pozwala wcześniej dostać informacje, czy należy coś poprawić).
  • Minimalizowanie niepotrzebnej produkcji (robienie zadania długo, może sprawić, że gdy już je zrobimy, to okaże się, że jest nieaktualne).
  • Zwiększanie jakości produktu (przeskakiwanie między zadaniami sprawia, że stresujemy się bardziej, śpieszymy się, musimy zmieniać kontekst i przypominać sobie, czego dotyczy inne zadanie i na czym skończyliśmy).
  • Minimalizowanie kosztów i kar opóźnień.
  • Minimalizowanie niewykorzystanych szans (zrobienie zadania później niż moglibyśmy je zrobić, może sprawić, że w czasie jego robienia nie zarabialiśmy pieniędzy, które byśmy mogli już zacząć zarabiać).
  • Ograniczanie marnotrawstwa.
  • Ograniczanie magazynowania.

Możliwości ograniczania

W kanbanie możemy ograniczać m.in.:

  • Liczbę zadań w danym etapie procesu (kolumnie).
  • Liczbę zadań danego typu (np. jedno zadanie z refaktoryzacji na tydzień).
  • Liczbę zadań z danego przepływu (np. maksymalnie jedno pilne zadanie na tydzień).
  • Wprowadzanie nowych tematów / produktów (np. robimy maksymalnie jeden projekt i zaczynamy następny, dopiero gdy skończymy obecny).
  • Liczbę zadań przydzielonych do danej osoby.
  • Liczbę zadań przydzielonych do danej maszyny lub stanowiska.

Sterowanie limitami to balansowanie pomiędzy szybkim dostarczaniem zadania i nieobciążonymi zasobami (np. limit WIP w danym etapie procesu jest niższy niż liczba osób pracujących w tym etapie, więc nowe zadania od razu są przez kogoś podejmowane) a wolniejszym przepływem, ale w pełni obciążonymi zasobami (zadań jest więcej niż pracowników, więc każdy ma co robić).

Zalecenia Kanbana

Kanban radzi, aby:

  • Zacząć kończyć, a przestać zaczynać. Oznacza to, że należy skupić się na tym, aby jak najszybciej kończyć rozpoczęte zadania, a nie zaczynać ich jak najwięcej.
  • Patrzeć na tablicę od prawej, to lewej. Jest to związane z powyższą zasadą. Chcemy przede wszystkim kończyć zadania, a nie zaczynać nowe. Zadania, które niedługo mogą opuścić nasz proces, znajdują się z prawej strony tablicy. Jeżeli szukamy zadania do wykonania, a nasze kompetencje pozwalają na to, to powinniśmy brać zadania jak najbardziej z prawej strony, aby jak najszybciej je zakończyć.
  • Robić więcej, robiąc mniej. Oznacza to, że skupiamy się na kilku zadaniach (robimy mniej jednocześnie), ale ostatecznie robimy więcej (ponieważ nie tracimy czasu na magazynowanie, transportowanie do magazynu, przełączanie kontekstu, przezbrajanie).

Kanban będzie pomagał nam optymalizować naszą pracę pod jednym warunkiem: musimy być zdyscyplinowani. Musimy na bieżąco aktualizować statusy zadań, umieszczać wszystko na tablicy (wszystkie zadania, etapy procesu, zmiany stanu zadań). Musimy wyeliminować pracę ukrytą, tzn. pracę, którą wykonujemy, ale nigdzie jej nie przedstawiamy. Taka praca zaburza nasze postrzeganie procesu za pomocą tablicy. Tablica, która nie przedstawia rzetelnie naszego procesu wytwórczego, okłamuje nas i może prowadzić do błędnych wniosków.

Limity na początku można ustalić poprzez wybranie dużej liczby, np. liczba osób w zespole + 1, a następnie regularnie próbować je zmniejszać. Zmiana limitu może odbywać się na zasadzie eksperymentów: spróbujmy zmniejszyć to o połowę i sprawdźmy, jak będzie nam się pracowało i jakie będziemy otrzymywali wyniki przez dwa tygodnie. Po takim eksperymencie możemy zostawić wypróbowywany limit, wrócić do pierwotnego albo ustalić jeszcze inny. Ważne jest, aby regularnie nimi sterować. Limity służą znalezieniu optymalnego sposobu przepływu pracy: zadowolenie klienta, przyjemność z pracy, wysoka jakość produktu, dobrze wykorzystane zasoby. Zarządzanie w kanbanie oraz sterowanie limitami ma na celu zarządzanie pracą (i procesem produkcji), a nie ludźmi.

Decyzję o zmianie limitów powinien podjąć cały zespół i powinien on go zaakceptować (nawet jeżeli ktoś się z tym nie zgadza, to i tak powinien go przestrzegać). Idealnie byłoby, gdyby zespoły pracujące w kanbanie były samozarządzalne i wszyscy członkowie brali odpowiedzialność za cały projekt (a nie tylko kierownik, szef, przełożony, etc.).

Wszystkie posty związane z mini projektem: Poznaj metodę Kanban:

Źródła

Obraz główny

Materiały

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *