Metoda Kanban – niech wszyscy wiedzą, co mają robić – Miej jasne zasady

przez | 17 marca, 2020

Uczyń zasady jasnymi

Jak można dobrze pracować, nie wiedząc, czego się od nas oczekuje? Jest bardzo ciężko. Kanban, jako jedną ze swoich reguł, podaje: posiadaj jasne zasady. Co to znaczy?

Wszyscy członkowie zespołu powinni znać, akceptować i przestrzegać zasad pracy. Powinny być one jasne, przejrzyste oraz odpowiednio szczegółowe. Jednym ze źródeł informacji o procesie wytwórczym jest tablica kanban. Składa się ona z etapów produkcji, zadań różnego rodzaju, reguł przesuwania zadań do innej kolumny. Nie wszystko jest jednak jasne na pierwszy rzut oka. Należy wszystkie wątpliwości i dwuznaczności rzetelnie wyjaśniać oraz uszczegóławiać. Pamiętajmy, że tablica musi być spójna z aktualnym procesem produkcji — odzwierciedlać go, a nie prezentować idealny -taki do którego dążymy.

Tworzenie przejrzystych zasad obejmuje wiele tematów, np.:

  • Normalny przebieg pracy.
  • Awaryjny / wyjątkowy przebieg pracy.
  • Definicja ograniczeń WIP, jakie są, po co są, czy można je przekroczyć, jak i kiedy je zmieniać.
  • Co należy umieszczać na tablicy, a czego nie trzeba.
  • W jaki sposób umieszczać zadania na tablicy.
  • Kto może umieszczać zadania na tablicy.
  • Jak powinny wyglądać dobre zadania.
  • W jaki sposób zgłaszać błędy procesu lub produktu.
  • W jaki sposób zgłaszać awarie.
  • Co oznacza, że zadanie jest zakończone (definition of done).
  • Kiedy można przenieść zadanie do kolejnej kolumny (definition of ready).
  • Kiedy, kto i jak może cofnąć zadanie.
  • Kto może brać zadania z danej kolumny.
  • Jakie są wytyczne co do jakości pracy.
  • Jakie są wytyczne co do komunikacji w zespole.
  • Kiedy brać kolejne zadanie.
  • Czy i kiedy można porzucić obecne zadanie.
  • Co w przypadku, gdy nie skończyłem zadania, a idę na urlop.
  • Co zrobić z zadaniem, które jest długo zablokowane.
  • Jak odblokowywać zadania i jak często?
  • Jak wybierać kolejne zadanie do zrobienia.
  • Co oznaczają symbole na tablicy.
  • Kto ustala ważność, pilność, priorytety zadań.
  • Kiedy i jak często aktualizować tablicę.
  • Jak współpracować z klientem.
  • Jak współpracować z resztą firmy.
  • Jak współpracować ze sobą wewnątrz zespołu.
  • Jakie i kiedy robimy spotkania.
  • Jak rozwiązujemy problemy.
  • Jakie są zasady kanban i co to jest kanban.
  • W jakiej metodzie pracy pracujemy.
  • Dlaczego pracujemy w taki, a nie inny sposób.
  • Jaką mam decyzyjność i o czym mogę decydować.
  • Po co rozwijamy się i udoskonalamy.
  • Po co coś robimy i do czego zmierzamy.

Sytuacje, kiedy można wyjaśnić lub ustalić zasady:

  • Podczas regularnego przeglądu sposobu pracy — w celu optymalizacji.
  • Przyjście nowej osoby, która zadaje pytania, jak ma coś robić — możemy tym sposobem rozbudowywać instrukcję pracy. Jeżeli nadal coś jest niejasne, to uzupełniać ją.
  • Zauważymy, że różne osoby różnie robią tę samą czynność.
  • Wpadliśmy na pomysł usprawnienia.
  • Zauważyliśmy, że coś nie działa najlepiej — możemy rozpocząć dyskusję na ten temat.
  • Ktoś nie wie jak powinien postąpić.

Zasady i nasz proces produkcji cały czas ewoluują i się zmieniają. Zwracajmy baczną uwagę na nasz proces i zadajmy sobie regularnie pytanie: czy mogę poprawić proces produkcji? Czy mogę go jakoś odchudzić? Czy jest sens dalej to robić? Czy jest sens robić to w taki sposób?

Wszystkie posty związane z mini projektem: Poznaj metodę Kanban:

Źródła

Obraz główny

Materiały

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *