Jak uniknąć pomyłek — Robert E. Mittelstaedt, Jr.

przez Karol Bocian | 29 stycznia, 2022
0 komentarzy
Jak uniknąć pomyłek

Przeczytałem ostatnio książkę: Jak uniknąć pomyłek, które mogą zniszczyć Twoją organizację. W tym wpisie dzielę się informacjami, które w niej znalazłem oraz które wdrożyłem w swoim życiu. Staram się z każdej książki wdrażać minimum jedną rzecz.

Wdrożyłem z książki: Jak uniknąć pomyłek, które mogą zniszczyć Twoją organizację:

  1. Zwracać większą uwagę na małe błędy.
  2. Budowę systemu, który chroni przed powtórnym popełnieniem tego samego błędu (lub bardzo podobnego).

Notatki z książki: Jak uniknąć pomyłek, które mogą zniszczyć Twoją organizację:

Jest bardzo dziwne, jak małą wagę firmy przywiązują do zapobiegania operacyjnym lub strategicznym katastrofom. Głównym zadaniem menadżera powinno być szkolenie siebie oraz innych w zakresie analizowania błędów i niepowtarzania ich. Nie wszystkiego trzeba nauczyć się na własnych błędach. Należy korzystać wiedzy i doświadczeń innych (case study katastrof, zasady działania różnych firm, organizacji i instytucji). Kultura organizacyjna powinna pobudzać do myślenia oraz zachęcać do szybkiego znajdowania, wskazywania i naprawiania błędów (umożliwiającej zadawanie wielu pytań i udzielanie szczerych odpowiedzi). Należy zastanawiać się, a następnie wykorzystywać wiedzę o tym, co powoduje sukces, a co porażkę. Kultura organizacji jest najważniejszym czynnikiem przyspieszającym i spowalniającym rozwój organizacji.

Częstymi powodami błędów jest brak systematycznych szkoleń i procedur oraz niedostateczna komunikacja. Należy regularnie zbierać i analizować wiadomości i opinie klientów. Należy patrzeć na wskaźniki i kierować się nimi.

Firmy chcące odnieść sukces muszą skoncentrować się na jednym z trzech rzeczy:

  • Bliskich kontaktach z klientem.
  • Doskonałości operacyjnej.
  • Przywództwie projektowym.

W firmie, wszyscy powinni:

  • Znać klienta.
  • Dążyć do poprawy jakości i efektywności.
  • Handlować i sprzedawać.

Wielkość sprzedaży zależy od wiary w firmę, dbałości o interesy klientów, zrozumienie swoich możliwości oraz uczciwość.

Największe korzyści ekonomiczne wynikające z unikania problemów, a nie z ich rozwiązywania (oprócz rozwiązania problemów klientów).

Źródło: Narzędzia operacyjne umożliwiające przerwanie łańcucha błędów — strona 260.

Najlepszy sposób na szkolenia to opowiadanie historii (np. opowiadanie o katastrofie, kto był głównym bohaterem i jak sobie poradził).

Bycie numerem 1 lub numerem 2 w branży ma naprawdę kluczowe znaczenie. Pozostali się nie liczą.

Zastanów się, w jaki sposób Twój biznes zarabia pieniądze i wzmocnij to!

Jak uniknąć pomyłek – M3 – Managing Multiple Mistakes

M3 – (ang. Managing Multiple Mistakes) – jest to proces zarządzania wielokrotnymi błędami. Obejmuje on szczebel kierowniczy oraz wszystkie poziomy operacyjne. Bazuje na obserwacji, że większość wypadków jest spowodowane kilkoma błędami (łańcuchem błędów). Na prawdopodobieństwo popełnienia błędu wpływa wiele elementów. Efekty małych błędów nakładają się, tworząc ogromną katastrofę.

Poszlaki pozwalające zlokalizować błędy strategiczne

  • Pracownicy nie rozumieją strategii – pracownicy nie znają strategii, wydaje im się, że jest inna albo uważają ją za złą.
  • Niespodzianka ze strony konkurencji – konkurencja wprowadza całkowicie nowy produkt. Może tym ruchem odebrać wielu klientów lub zniszczyć rynek.
  • Niespodziewana konkurencja.
  • Utracone możliwości – produkty odbierające klientów w krótkim czasie.
  • Szukanie możliwości rozwoju lub technologii poza firmą – decyzja wynika z braku możliwości rozwoju produktu w organizacji.
  • Problemy ze znajdowaniem możliwości – brakuje odpowiednich ludzi, technologii, dobrego dostępu do rynku.
  • Wczesna obecność na rynku, wczesne straty – koszt stworzenia rynku jest duży.
  • Utrata mocy kształtowania cen w obliczu stałej lub malejącej sprzedaży – pierwszy krok w ujednolicaniu się produktów na rynku.
  • Pośrednia utrata mocy kształtowania cen – presja konkurencji jest duża.
  • Brak wymiernych, finansowych efektów prac badawczo-rozwojowych.
  • Poczucie, że umiejętności firmy nie są wyjątkowe.
  • Spadek wartości wskaźnika cena/zysk (P/E) oraz innych wskaźników finansowych.

Czynniki przyspieszające i spowalniające rozwój organizacji

  • Kultura organizacji – zestaw cech organizacji, który określa jej wartości i normy, proces podejmowania decyzji, konkurencyjność, sposób odnoszenia się pracowników do siebie, wygląd organizacji, jej członków, sposoby komunikacji.
  • Kapitał ludzki – jest najważniejszym źródłem rozwiązań problemów oraz najbardziej prawdopodobnym źródłem błędów. Wykształcenie, szkolenia, decyzyjność, głębokie zrozumienie skutków błędów oraz docenianie wartości przerywania łańcucha błędów zwiększa szanse unikania błędów.
  • Komunikacja – brak komunikacji jest częstym czynnikiem występowania łańcucha błędów. Należy położyć duży nacisk na regularną poprawę komunikacji.
  • Doskonałość operacyjna – w jej osiągnięciu pomagają procedury, normy, szkolenia, koncentracja na doskonaleniu, zasady postępowania w sytuacjach niebezpiecznych, analizowanie błędów i podejmowanie środków zaradczych, aby błędy nie się powtórzyły.
  • Projekt produktu – sprzyja powstawaniu problemów lub minimalizuje zagrożenia. Koncentracja w fazie projektowania na działaniu produktu, a nie na kosztach i jakości, zmniejsza zazwyczaj ilość błędów.
  • Informacja – szybkie przekazywanie jasnych i precyzyjnych informacji do odpowiednich osób jest bardzo ważne w kontekście minimalizowania błędów i podejmowania trafnych decyzji.
  • Otoczenie – nieuwzględnienie bądź zła ocena otoczenia sprzyja powstawaniu błędów.
  • Konkurencja – naciski konkurencji zwiększają prawdopodobieństwo popełnienia błędu.
  • Percepcja na Wall Street – opinie analityków dotyczące stanu finansowego firmy wpływają na powstawanie błędów, np. ocena twierdząca, że firma słabnie, sprawia, że liderzy starają się jak najszybciej i jak najdobitniej pokazać, że jest to nieprawda, co zwiększą prawdopodobieństwo popełnienia błędu.
  • Zobowiązanie do kreowania wartości dla akcjonariuszy – kadra zarządzająca nie zawsze o tym pamięta. Stara się realizować swoje cele.
  • Potrzeby kapitałowe – kierownicy czują presję, gdy nie wiedzą, jak zdobyć potrzebne do rozwoju środki finansowe.

Narzędzia operacyjne umożliwiające przerwanie łańcucha błędów

  • Kultura związana z działalnością operacyjną firmy – kultura musi być zaplanowana, wspierana przez najwyższe kierownictwo, przez wszystkich znana, rozumiana i popierana. Firmą nie powinna kierować podaż, lecz rynek. Można to przedstawić przez poniższe punkty:
    • Wszyscy znają klienta – pracownicy znają klienta, jego potrzeby, pragnienia, powody prowadzenia z nim interesów i standardy, jakimi oceniana jest ich firma. Kontakt z klientem jest bliski. Ma on wpływ na produkt.
    • Wszyscy dążą do poprawy jakości – wszyscy pracownicy odpowiedzialni są za poprawę działań firmy.
    • Wszyscy handlują (i sprzedają) – Wszyscy pracownicy budują obraz firmy, a przez to pośrednio sprzedają jej produkty. Wielkość sprzedaży zależy od: wiary we własną firmę, dbałość o interesy klientów, zrozumienie swoich możliwość, uczciwość. Każdy pracownik może reprezentować powyższe elementy.
    • Określenie obowiązków, standardowych procedur operacyjnych oraz miar – wszyscy muszą wiedzieć, za co są odpowiedzialni, kto odpowiada za ważne zadania i decyzje. Rozmycie odpowiedzialności zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i nieprzerwania łańcucha błędów.
    • Szkolenie, symulacje i system bezpieczeństwa – warto, oprócz stworzenia i przestrzegania norm i procedur, robić symulacje wypadków, niecodziennych sytuacji, np. pożar, spadek wartości akcji, odejście najlepszego klienta.
    • Uwierz we wskaźniki, nigdy nie lekceważ danych pochodzących od klientów oraz zadbaj o komunikację – złe informacje często są przekazywane najwyższemu kierownictwu z opóźnieniem oraz są trochę wyblaknięte.
    • Przygotowanie umysłowe, koncentracja i poszukiwanie zasobów – wszyscy powinni przechodzić regularne szkolenia podnoszące umiejętności np. praca w stresie, podejmowania trudnych decyzji, koncentracji na celach.
    • Przerwanie błędów – wszyscy muszą wiedzieć, że mogą w każdej chwili spróbować przerwać łańcuch błędów, np. poprzez ominięcie kilku szczebli organizacji w sytuacji krytycznej i bezpośrednie skontaktowanie się z dyrektorem.

Metody organizacyjne pozwalające przerwać łańcuch błędów

  • Kultura strategiczna – należy być uważnym w pracy operacyjnej, mając w głowie długoterminowe plany i strategie firmy oraz świadomość, że aktualne działania mogą stworzyć błędy, które pojawią się za kilka lat.
  • Nieufnie podchodź do sukcesów – osiąganie samych sukcesów bez dużego wysiłku powinno budzić niepokój.
  • Śledź i badaj trendy makroekonomiczne – w nich można odnaleźć wskazówki dotyczące przyszłości.
  • Poznaj szczegółowo konkurencję – należy nie tylko skupiać się na własnej działalności, ale również obserwować poczynania konkurencji.
  • Analizuj decyzje i błędy – pozwala to nie tylko uniknąć błędów, które już wystąpiły, ale również zabezpieczyć się przed podobnymi oraz zbudować kulturę uważną na błędy.
  • Uwierz we wskaźniki – należy nie bagatelizować wskaźników.
  • Zrewiduj swoje założenia – rynki nie zmieniają się w mgnieniu oka, a konkurencja nie pojawiają się znienacka.
  • Zadbaj o komunikację – w czasie kryzysu jest ona najważniejsza, a jednocześnie jest zazwyczaj wtedy niedostatecznie dobra.
  • Przeszkadzaj w realizacji najgorszego scenariusza – niech wszyscy pracownicy widzą, że nadchodzi katastrofa, starają się jak najbardziej ją opóźnić albo uchronić firmę przed nią.

Schemat kryzysu

  • Początkowy problem jest niezauważony.
  • Pojawia się kolejny problem, którego efekty nakładają się na poprzedni problem.
  • Podejmowane są nieudolne działania naprawcze.
  • Brak wiary w powagę sytuacji.
  • Działania ukrywające prawdę o problemie.
  • Katastrofa.

Wszystkie posty związane z książkowymi wdrożeniami:

Źródła

Obraz główny

  • Praca własna

Materiały – książka: Jak uniknąć pomyłek, które mogą zniszczyć Twoją organizację

  • Jak uniknąć pomyłek, które mogą zniszczyć Twoją organizację — Robert E. Mittelstaedt, Jr.

Linki oznaczone (*) są linkami afiliacyjnymi. Jeżeli uważasz, że czerpiesz korzyści z mojej pracy, to kup coś korzystając z powyższego linku. Sprawi to, że dostanę prowizję z afiliacji.

Kategoria: Książkowe wdrożenia Tagi: Jak uniknąć pomyłek, zarządzanie

O Karol Bocian

Programowanie i świat agentów programowalnych, który poznał na Wydziale Matematyki i Nauk Informacyjnych, wciągnął go w przemysł IT. W trakcie swojej praktyki zawodowej Karol zrozumiał, że nie ważne co się robi i kim się jest, ale wiedza z zarządzania przydaje się wszędzie. Rozpoczął studia na kierunku Zarządzanie i Inżyniera Produkcji. W przypadku Karola zarządzanie to nie tylko teoria czy praca, ale prawie każdy element jego życia, to jego pasja.

Zobacz wszystkie wpisy, których autorem jest Karol Bocian →